Agrarbüro: Zehn Tipps für Ihre Korrespondenz

Egal ob Rechnung, Angebot oder Mahnung – Geschäftsbriefe sind ein Aushängeschild. Dabei spielt nicht nur der Inhalt eine Rolle, sondern auch das Layout. Es gibt keine allgemeingültige Vorlage, als Orientierung dient die DIN 5008 mit dem Titel: „Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung“. Sie regelt nicht, was in einen Brief gehört, sondern wie er aussehen soll. Sie ist kein Gesetzeswerk, sondern dient zur Orientierung.

Logo und Briefkopf: Ganz oben im Brief steht die eigene Anschrift, häufig links, aber auch mittig oder rechts ist möglich. Alle Kontaktdaten gehören hier hinein. Ein Logo ist kein Muss. Wer eines hat, platziert es auf der rechten Seite. Denn das ist die Seite, an der in einem Ordner geblättert wird. Da fällt es am ehesten auf.

Die Anschrift im Fenster: Das Anschriftenfeld erscheint im Fenster eines Briefumschlags. Es wird in eine Zusatz- und Vermerkzone (drei Zeilen) und eine Zone für die Anschrift (sechs Zeilen) unterteilt. Die Zusatz- und Vermerkzone enthält zum Beispiel Angaben zur Art der Sendung („Büchersendung“, „Einschreiben“) oder Verfügungen und Vermerke („Nicht nachsenden“, „persönlich“). Zur Schrift gibt es eine klare Empfehlung: Nicht weniger als acht Punkt und serifenlos, etwa Arial. Hinter serifenlos steht: Klar und ohne Schnörkel.

Im Anschriftenfeld gibt es keine Leerzeilen, auch nicht zwischen Straße und Postleitzahl mit zugehörigem Ort. Wohin mit dem Ortsteil? Gemäß den Regeln der Deutschen Post und der DIN 5008 gehört er in die Zeile zwischen Namen des Empfängers und Straße. Auf Formulierungen wie „z. Hd.“ und „An“ wird verzichtet. Die Bezeichnung Firma im Anschriftenfeld ist out, ebenso Herrn oder Frau.

Bei Geschäftsbriefen ein Muss: Die Postrückläuferanschrift. Das ist die Absenderadresse, die über der Anschrift steht und im Fensterbriefumschlag zu sehen ist. Sie sorgt dafür, dass nicht zustellbare Post an den Empfänger zurück geht.

Infoblock statt Infozeile: Die Bezugszeichenzeile wurde ersatzlos gestrichen. Auf Geschäftsbriefe sind nur noch Informationsblöcke DIN-gerecht. Die Leitwörter wie Ansprechpartner, Unser Zeichen, Telefon, Datum usw. können angepasst werden. Sie werden durch Leerzeilen sinnvoll gruppiert. Schriftart: Die gleiche wie im restlichen Brief. Schriftgröße: Mindestens acht Punkt.

Oft passt die Bankverbindung nicht in den Infoblock. Sie ist aber wichtig, vor allem für Rechnungen. Deshalb: Nutzen Sie die Fußzeile dafür. In Word: Einfügen – Fußzeile – Fußzeile bearbeiten. In vielen Briefen ist die Bankverbindung grau und klein und somit kaum lesbar. Die Leser sind dankbar für schwarz und größer.

Die Betreffzeile informiert über den Inhalt des Briefes und beginnt zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfeldes. Neu in der DIN 5008 ist die Empfehlung, sie ein oder zwei Zeilen tiefer zu beginnen. Das ist sinnvoll, denn hier stehen oft vertrauliche und sensible Infos. Sitzt sie tiefer, ist sie nicht im Sichtfenster lesbar, wenn das Blatt im Umschlag verrutscht.

Einleitende Wörter Betreff, Betr., Betrifft oder Ähnliches entfallen, am Ende der Betreffzeile kommt kein Punkt. Werbliche Satzzeichen, zum Beispiel Ausrufezeichen („Hier kommt ein ganz besonderes Angebot für Sie!“), sind möglich. Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken. Etabliert hat sich der Fettdruck, er kann aber auch farbig sein. Beides geht laut DIN. Die Betreffzeile ist aber kein Muss! Betrachten Sie sie als Schlagzeile! Gerade, wenn Sie etwas zu verkaufen haben, machen Sie sich Gedanken über die Formulierung. Hier ist Kreativität gefragt. Ein guter Betreff wird seine Wirkung nicht verfehlen.

Zwei Zeilen nach dem Betreff folgt die Anrede. Sehr geehrte Damen und Herren ist korrekt, wenn Sie nicht genau wissen, an wen Sie schreiben. Besser als diese allgemeine Floskel ist, die Person direkt anzusprechen. Es gibt Alternativen zu Sehr geehrte…. Versuchen Sie es mit: Guten Tag… oder Hallo… oder mit einer regionaltypischen Begrüßung (Moin).

Der linke Seitenrand wird nach der DIN auf 2,5 cm eingestellt. Empfehlung: 2,41 cm. Dann passt es mit der Lochung. Dieser Seitenrand eignet sich für alle Dokumente. In Word stellen Sie die Ränder ein unter Layout – Seitenränder – benutzerdefinierte Seitenränder.

Für die Schriftgröße gilt ein Richtwert von 12. In Ausnahmefällen ist 11 okay. Kleiner sollte es nicht sein, damit der Brief ohne Lupe leserlich bleibt. Die DIN schreibt keine bestimmte Schriftart vor, Arial oder Times New Roman haben sich als gängige Typen durchgesetzt. Weniger ist mehr! Verwenden Sie höchstens zwei verschiedene Schriftarten.

Unterstreichungen stammen noch aus der Zeit der Schreibmaschine und werden kaum noch eingesetzt. Der Grund: Sie kollidieren mit den Unterlängen der Buchstaben. Heutzutage werden Texte gefettet, um sie hervorzuheben.

Ein geschützter Bindestrich verhindert, dass Zusammensetzungen mit Bindestrichen („Wilhelm-Seedorf-Straße“) am Ende einer Zeile umgebrochen werden, ebenso wie bei Telefonnummern. Ein geschützter Bindestrich entsteht durch die Tastenkombination Strg + Shift + -. Ein geschütztes Trennzeichen erzeugen Sie mit Strg + Shift + Leertaste. Dann bleiben Wörter zusammen und werden am Zeilenende nicht getrennt.

Zu einem guten Schluss gehört eine angemessene Verabschiedung. Die Grußformel steht nach DIN 5008 mit einer Leerzeile zur letzten Zeile des Fließtextes. Es ist nicht verboten, das übliche: „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln. Wer im Kopf des anderen hängenbleiben will, sollte kreativer werden. Einige Beispiele: Freundliche Grüßen aus Uelzen, Freundliche Grüße nach Hannover, Beste Grüße …

Beachten Sie folgende Reihenfolge: Gruß – eine Leerzeile – Firmenname – drei bis fünf Zeilen für die Unterschrift – der geschriebene Name. Unterschreiben Sie immer, am besten mit Vor- und Familiennamen. Nur so sind sie eine wirkliche Persönlichkeit und sie geben dem Empfänger die Chance, auch das Geschlecht eindeutig zuzuordnen. Vermeiden Sie i.V. oder i.A., wenn Sie nicht gerade in einer Behörde arbeiten, wo es Vorschriften dafür gibt.

Geht es nach der ursprünglichen Bedeutung des Wortes, ist das PS nicht mehr zeitgemäß. „Nachdem es geschrieben wurde“ (Post scriptum) war notwendig, um einen Gedanken, der nachträglich auftauchte, noch mit aufzunehmen. Denn mit der Schreibmaschine konnte man keine Absätze verschieben, um etwas einzufügen. Heute hat das PS eine andere Bedeutung: Man hat herausgefunden, dass es die einzige Stelle eines Briefes ist, die zweimal gelesen wird. Deshalb ist ein PS ideal, um ein bestimmtes Angebot zu unterbreiten oder auf einen wichtigen Termin hinzuweisen. Beispiele: PS: Kennen Sie schon …? oder PS: Als kleines Dankeschön erhalten Sie …

Dieser Abschnitt ist neu in der DIN 5008. Als Schreiben zu besonderen Anlässen gelten Glückwunsch- und Kondolenzschreiben. Viele der ansonsten strengen Vorgaben gelten hier nicht. Laut DIN sollen für diese Schreiben keine Briefbögen mit Logo, Anschriftenfeld, Informationsblock oder sonstige Geschäftsangaben verwendet werden. Empfehlung: Eine DIN ist hier nicht notwendig, sondern der gesunde Menschenverstand und eine persönliche Note. In jedem Unternehmen gibt es eine Person, die ein Händchen dafür hat. Lassen Sie sie machen. Gönnen Sie sich für solche Gelegenheiten einen Füllfederhalter.

Dokumentvorlagen sorgen dafür, dass alle Briefe ein einheitliches Layout (Logo, Seitenränder, Adressfeld usw.) haben. Das wirkt nicht nur professionell, es ist auch praktisch. Einmal eingerichtet lässt sie sich immer wieder nutzen. Im Internet finden Sie Vorlagen für Geschäftsbriefe, etwa unter www.onlineprinters.de. Wenn Sie in das Suchfeld Geschäftsbrief eingeben, finden Sie eine Vorlage zum Download. Eine solche Vorlage hilft aber nur dann, wenn sie richtig eingerichtet ist. Unter www.lwk-niedersachsen.de (Webcode 01032916) erfahren Sie, wie Sie eine Vorlage speichern und nutzen.

Webseminar der Landwirtschaftskammer: 11 Tipps für Ihre (digitale) Korrespondenz. Behandelt wird im Seminar sowohl die „Papierpost“ als auch die E-Mails. 3. März 2023, 10 bis 11 Uhr, Webcode 33007643

Dem Datum wird meist nicht viel Bedeutung beigemessen. Die korrekte Schreibweise laut DIN 5008 ist die numerische Schreibweise nach amerikanischem Vorbild, z. B. 2023-01-31 (sprich: 31. Januar 2023).

Diese Schreibweise gefällt nicht jedem, da sie nicht unseren Lesegewohnheiten entspricht. 31. Januar 2023 ist auch erlaubt. Aber nur so, also mit vierstelliger Jahreszahl und ausgeschriebenem Monatsnamen. Vor allem für die Nennung des Datums in einem fortlaufenden Text sollte man diese Schreibweise verwenden.