Wer sich für ein Fahrtenbuch entscheidet, muss alle Belege aufbewahren. Es gab jüngst ein Urteil zu dem Thema.
Ein Firmen-Pkw ist praktisch, aber auch in anderen Situationen nutzen mehrere Personen dasselbe Fahrzeug. Häufig wird dann ein Fahrtenbuch geführt. Doch welche Unterlagen braucht es? Welche Belege müssen aufbewahrt werden?
Lohnabrechnung und Belege: Das gilt für ein Fahrtenbuch
Wie die Ecovis Deutschland berichtet, hat der Firmenwagen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer viele Vorteile. Insbesondere dann, wenn Firmenfahrzeuge auch für private Fahrten genutzt werden dürfen. Den privaten Nutzungsvorteil muss der Arbeitnehmer versteuern. Dazu stehen zwei Optionen zur Verfügung.
- Der Arbeitgeber wählt in der Lohnabrechnung oft die unkomplizierte Ein-Prozent-Methode. Hier muss der Arbeitnehmer keine Nachweise über die private Nutzung führen oder Belege über seine Aufwendungen sammeln.
- Alternativ steht dem Arbeitnehmer die Fahrtenbuchmethode zur Verfügung. Diese ist jedoch mit hohen Anforderungen verbunden.
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Alle Kosten mit Belegen nachweisen
Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen hier genaue Aufzeichnungen über ihre privaten und beruflichen Fahrten führen. Darüber hinaus müssen sie alle für den Pkw entstandenen Kosten anhand von Belegen nachweisen. Dazu gehören beispielsweise Reparatur- oder Benzinkosten. Andernfalls akzeptiert das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht.
Ausgangslage: Fahrtenbuch, aber keine Rechnungen
Im zugrunde liegenden Fall hatte laut Ecovis ein Arbeitgeber zwei Arbeitnehmern Dienst-Pkws überlassen. Diese konnten sie auch privat nutzen. Zur Ermittlung des zu versteuernden geldwerten Vorteils führten die Arbeitnehmer jeweils ein Fahrtenbuch. Im Rahmen einer Prüfung verwarf das Finanzamt das Fahrtenbuch und ermittelte den geldwerten Vorteil nach der Ein-Prozent-Methode. Grund dafür: Die Arbeitnehmer hatten zwar die privaten und betrieblichen Fahrten ordnungsgemäß aufgezeichnet, nicht jedoch die Aufwendungen für ihren Pkw.
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Benzinkosten durch Schätzungen ermittelt
Die Wagen waren an der betriebseigenen Tankstelle betankt worden. Diese habe weder über eine Anzeige der Abgabemenge noch über einen Abgabepreis verfügt, heißt es im vorliegenden Fall weiter. Stattdessen seien die Benzinkosten durch Schätzung ermittelt worden. Die Arbeitnehmer seien deshalb ihrer Belegnachweispflicht nicht nachgekommen. Damit waren die Voraussetzungen zur Anwendung der Fahrtenbuchmethode nicht erfüllt, entschied der Bundesfinanzhof in seinem Urteil vom 15. Dezember 2022 (VI R 44/20). Laut Ecovis sei die Fahrtenbuchmethode zwar aufwändiger, aber auch genauer und ermittele den konkreten privaten Fahrtanteil. Arbeitnehmer müssen dann auch nur genau so viel versteuern wie sie auch tatsächlich privat fahren.
