Notfallordner für den Betrieb anlegen

Notfallordner sind keine dicken Wälzer – meistens reicht eine schmale Mappe aus. Denn der Notfallordner soll keine zweite Ablage mit Kopien sein, sondern der Dreh- und Angelpunkt im Notfall. Er enthält Hinweise, welche Personen in welchen Bereichen Ansprechpartner sind, wo etwas im Betrieb zu finden ist und wie welche Abläufe funktionieren.

Dazu gehören für den betrieblichen Bereich

• die Aufstellung von Adressen mit den wichtigsten Ansprechpartnern;
• Hinweise, wer PINs und Passwörter kennt;
• welche Fristen und Termine einzuhalten sind und
• wo man zum Beispiel Lagepläne der Flächen findet.

Dann noch betriebsindividuelle Informationen, zum Beispiel

• wo die Rinderpässe oder das Arzneibuch liegen,
• wie kranke Tiere gekennzeichnet werden,
• wo Unterlagen für Anbau oder Düngeplan abgelegt sind,
• wo es Hinweise auf die Futterzusammenstellung gibt.

Zusammengefasst alle Infos, die für die Aufrechterhaltung der Betriebsabläufe nötigt sind. Bei der Beschreibung der Abläufe überlegen Sie, welche Informationen Sie als „Fremder“, zum Beispiel Betriebshelfer, benötigen würden, um den normalen Betriebsablauf sicherzustellen. Denken Sie auch an Besonderheiten etwa

• bei der Behandlung einzelner Tiere,
• in der Produktionstechnik
• oder im Umgang mit Maschinen.

So ist es für Sie als Betriebsleiter ein alltäglicher Routinevorgang, „wenn der Hebel klemmt, einfach Mal nach rechts- oder links gegenzudrücken“, aber für einen Fremden kann dies zu einem fast unlösbaren Problem werden.

Ihr Notfallordner sollte jedoch keine Informationen zu sensiblen Daten wie Passwörter für den Computer oder den Zahlencode für den Tresor enthalten, sondern lediglich, wer den Zugang oder die Vollmacht für bestimmte Dinge hat.

Für den privaten und familiären Bereich sind im Notfallordner festzuhalten, wo sich wichtige Dokumente befinden oder wo diese hinterlegt sind, wie Testament, Patientenverfügung, Geburtsurkunde, Hofübergabevertrag, Vorsorgevollmacht etc.

Übrigens sollte jeder Betriebsleiter eine Vorsorgevollmacht erstellen, in der er regelt, wer im Notfall den Betrieb weiterführen darf. Dies erübrigt viele Probleme.

Sinnvollerweise wird der Notfallordner dort aufbewahrt, wo er schnell und jederzeit greifbar ist. Wer einspringt, sollte ohne direkten Kontakt zu erkrankten oder unter Quarantäne stehenden Personen an den Ordner kommen können.

Außerdem sollte er so gestaltet sein, dass er Angehörigen, Freunden oder der Vertretung optisch ins Auge fällt. Steht der Ordner im Büro, empfiehlt sich die farbliche Unterscheidung von den anderen Ordnern und die deutliche Beschriftung „Notfallordner“.

Beziehen Sie Angehörige, eventuell auch Mitarbeiter oder andere Vertrauenspersonen bei der Zusammenstellung des Ordners ein. Zumindest sollte die eine oder andere Person darüber informiert sein, dass es einen solchen Ordner gibt und wo er steht.

Wenn Sie einmal einen Notfallordner erstellt haben, muss er regelmäßig aktualisiert werden. Sind neue Maschinen angeschafft, die Produktionstechnik verändert oder ein neuer Betriebszweig aufgenommen, müssen die Listen ergänzt oder erweitert werden. Auch Adressen und Personen ändern sich im Laufe der Zeit und sollten auf dem neuesten Stand sein.

• Sie wollen einen Notfallordner anlegen? Wenn Sie Hilfe oder Tipps brauchen, wenden Sie sich an Ihre sozioökonomische Beraterin bzw. Berater vor Ort. Diese erarbeiten anhand von Checklisten, was in Ihren individuellen Notfallordner gehört. Eine Liste der Berater finden Sie unter www.lwk-niedersachsen.de, Webcode KA3012001000006.