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Das ist ein Artikel vom Top-Thema:

Peter Jantsch | am

So organisieren Sie Arbeitsbesprechungen richtig

Regelmäßige Arbeitsbesprechungen mögen lästig erscheinen. Doch sie sind die Basis für den Erfolg eines Betriebes. Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie Ihre Besprechungen strukturieren und effektiv durchführen.

Wer kennt das nicht? Man steht herum und weiß nicht, was jetzt als Nächstes getan werden soll. Mitarbeiter erledigen ihre Aufgaben nicht optimal, oder voneinander abhängige Arbeiten sind nicht gut aufeinander abgestimmt. Die Effektivität der Arbeitserledigung leidet genauso wie die Stimmung der Beteiligten. Was da verloren geht, ist letztlich bares Geld für den Betrieb. Das muss aber nicht sein. Mit einer regelmäßigen, verbindlichen und gut durchgeführten Arbeitsbesprechung erhöhen Sie die Effektivität und Arbeitsmoral auf Ihrem Betrieb!

Die Arbeit mit der Besprechung richtig organisieren

In der Landwirtschaft ändern sich die Umstände oft kurzfristig, da muss die Arbeit dann neu organisiert werden. Neben der spontanen Arbeitsübertragung sollte es aber auch noch die wiederkehrende Arbeitsbesprechung geben. Je mehr Mitarbeiter ein Betrieb beschäftigt, desto aufwändiger und fehleranfälliger werden spontane Arbeitsübertragungen aus dem laufenden Geschehen heraus.

Umso wichtiger sind gut strukturierte Arbeitsbesprechungen. Die Fehlerquote wird gesenkt, die Betriebsleiter können sicherstellen, dass die Arbeitsübertragungen richtig verstanden wurden. Für den gesamten Betrieb ist es darüber hinaus von Vorteil, wenn die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur wissen, was sie selber tun, sondern auch, womit die Kolleginnen und Kollegen beschäftigt sind.

Soziales Miteinander: Konflikte in der Arbeitsbesprechung klären

Gleichzeitig dient die regelmäßige Arbeitsbesprechung auch der Pflege des sozialen Miteinanders. Unstimmigkeiten oder Konflikte können geklärt werden. Für die Betriebsleiter sind solche Momente, wo alle zusammenkommen, eine gute Gelegenheit, „das Ohr an den Mitarbeitern zu haben“. Eine Arbeitsbesprechung ist zudem eine großartige Gelegenheit Unternehmens- und Kommunikationskultur zu leben.

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Den Ablauf der Besprechung richtig planen

Ablauf: Arbeitsbesprechungen sollten mit hoher Priorität wöchentlich stattfinden. In der Regel bietet sich der Montagmorgen an. Je nach Größe des Betriebes muss mit einer Dauer von 15 bis etwa 60 Minuten gerechnet werden. Es sollten alle Betroffenen anwesend sein. Wer im Ausnahmefall nicht dabei sein kann, muss sich eigenständig über das Besprochene informieren.

Wenn die Besprechung ausfallen muss, hat derjenige, der dies zu verantworten hat, auch dafür zu sorgen, dass es für die Arbeitsbesprechung zeitnah einen neuen Termin gibt. Es sollte jemand den Ablauf moderieren und auf die Zeit achten. Für das Gelingen ist es notwendig, sich nah an der Struktur zu halten und darauf zu achten, dass einerseits nicht abgeschweift wird, dass andererseits aber alle relevanten Fragen oder Aspekte besprochen werden.

Diese Punkte sollten besprochen werden

Der Ablauf einer Arbeitsbesprechung könnte sein:

  • Wie ist der Dienstplan? Wer macht: Wochenenddienst? Abenddienst? Alarm-Bereitschaft (Roboter, Biogasanlage oder ähnliches)? Wer hat frei?
  • Gibt es Termine in der kommenden Woche?
  • Welche Arbeiten stehen an? Gibt es etwas zu klären bezüglich der Routinen? Was steht an Sonderarbeiten an?

Einsatz: Wer macht was, wann mit wem?

  • Betriebsmittel: Muss etwas besorgt werden?
  • Gibt es Absprachen bezüglich der Maschinen und Geräte? Autos? Können Fahrten übernommen werden, etwas mitgebracht werden usw.?
  • Gibt es spezielle Fach-Infos bezüglich der Tiere (kranke Tiere, TU, Brunst, Kalbungen, Trocken stellen, Futter, Klauen, sonstiges?) oder bezüglich Flächen, Gebäuden, Einsatz von Geräten oder Materialien?
  • Gibt es Klärungsbedarf bei Verfahren oder Abläufen? Muss noch etwas erklärt werden (gegebenenfalls nur die Betroffenen miteinander)?
  • Dokumentation: Muss noch etwas aufgeschrieben werden?
  • Sonstiges: Gibt es noch etwas, was geklärt werden muss (z. B. Konflikte, längerfristige Termine...)?

Ergebnisse dokumentieren

Es hat sich bewährt, Ergebnisse oder Beschlüsse schriftlich festzuhalten und für alle leicht zugänglich zu machen. Wichtige Beschlüsse sollten notiert werden. Das könnte in einem festgebunden Heft sein oder in einem Ordner. Aufgaben können auf einer gut sichtbaren Tafel oder Whiteboard aufgeschrieben und nach Erledigung durchgestrichen werden. Für Termine ist es gut, wenn es einen für alle einsehbaren Kalender gibt, in den anstehende Termine sowie Urlaubszeiten eingetragen werden. Das kann virtuell sein (Smartphone) oder „echt“ als Buch oder Wandkalender.

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Gut durchgeführte Arbeitsbesprechungen führen zu einer Erhöhung der Effizienz und zur Verbesserung des Arbeitsklimas. Fehler und Leerlauf werden vermindert. Der Gewinn für den Betrieb ist bei effektiver Arbeitsbesprechung größer als die investierte Zeit.

So gelingt die Besprechung

 

  • Arbeitsbesprechungen finden regelmäßig und immer zur selben Zeit statt.
  • Pünktlich beginnen (besonders der Chef!)
  • Keine Ablenkungen durch Handys oder Türgespräche
  • Gute und klare Struktur der Sitzung
  • Gesprächskultur pflegen
  • Gesprächsmoderation, Zeitwächter
  • Vergewissern, ob die Aufgaben richtig verstanden wurden.
  • Schriftliche Dokumentation der Ergebnisse

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